L'activité de location saisonnière amène à débiter à distance les cartes bancaires de certains clients.

Il s'agit en général de réservations prises en direct (sans l'intermédiaire d'un site internet de type airbnb, housetrip...qui encaisse pour vous) ou de réservations prises via la plateforme booking.com (qui ne fait que collecter les coordonnées de cartes bancaires).Dans ces configurations là, vous êtes amenés à débiter le client avant son arrivée.

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1 - Pourquoi débiter le client avant son arrivée ?

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C'est l'assurance de ne pas perdre une réservation ou bloquer un calendrier inutilement si le client ne se présente pas à la remise des clefs.

En fonction des Conditions Générales de Vente que vous allez choisir, le client pourra annuler jusqu'à J-1, J-15, J-30, J-60...C'est à vous de décider.

Vous avez également la possibilité de demander un versement d'arrhes ou d'acompte à la réservation (30% par exemple).Si vous choisissez cette formule, optez pour l'acompte. En effet, l'acompte ne permet pas au locataire d'annuler sa réservation. En cas d'annulation, vous pouvez exiger la totalité du montant de la réservation.

Personnellement, je pratique une annulation sans frais jusqu'à J-60. Ceci me permet de relouer sans difficulté en cas d'annulation.

Cela veut dire qu'à J-60, je débite la carte bancaire du client.

Si le client annule entre J-60 et J-0, je garde la totalité de la réservation. Ceci me permet ensuite de relouer les mêmes dates (surbooking).

2 - Contrat de location et Conditions Générales de Vente

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Quelle que soit la provenance de la réservation (airbnb, housetrip, abritel, tripadvisor...), il est impératif de faire signer un contrat de location au plus tard au moment de la remise des clefs.

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Le contrat vous protège et engage la responsabilité du locataire sur un certain nombre de points :

• Durée du séjour (date d'arrivée et date de départ)
• Heures maximales d'arrivée et de départ
• Montant de la réservation
• Respect des lieux
• Utilisation d'internet
• Etc...

2.1 - Réservations en direct les Conditions Générales de Vente sont à formuler dans le contrat de location que vous pouvez adresser au client par email.

Le client les accepte en retournant le contrat par email après l'avoir contresigné.A défaut, demandez un retour d'email avec la mention "Bon pour accord".Il est indispensable d'avoir une trace écrite de l'acceptation du contrat et des Conditions Générales de Ventes.2.2 - Réservations avec booking.com

‍Il est possible de paramétrer les Conditions Générales de Vente via le back-office (espace partenaire) qui est mis à disposition.

C'est à cet endroit que se définissent :

• Le montant de l'acompte ou des arrhes
• La date jusqu'à laquelle le client peut annuler
• La date à laquelle le solde de la réservation est encaissé

Le contrat de location est ensuite à signer au moment de la remise des clefs.

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3 - Comment débiter le client à distance

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Il existe plusieurs moyens pour encaisser le client à distance sans disposer physiquement de la carte bancaire.

Des outils tels que Bluepaid permettent de faire cela.

Il est toutefois nécessaire de disposer des informations de la carte :

• Numéro à 16 chiffres
• Date d'expiration
• Code CVC

Ces outils sont des TPE virtuels.

Une commission est prise sur chacune des transactions, et certains d'entre eux nécessitent également un abonnement mensuel.

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4 - De quoi faut-il se protéger ?

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Tout simplement de la mauvaise foi et de la malhonnêteté de certains clients.

Le débit de carte bancaire ne résultant pas d'une action de leur part (c'est vous qui débitez), il leur est tout à fait possible de contester le paiement durant un an ; soit après avoir séjourné dans votre location saisonnière.

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5 - Comment faut-il se protéger ?

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La réponse est : avec un maximum de pièces !

• Le contrat de location il fait apparaître le montant de la location, avec les dates de séjour, et surtout : il est signé par le client !

• Un écrit annonçant le débit de la carte bancaireCet écrit (email) annonce le débit à venir et affiche la décomposition de celui-ci. Voici, à titre d'exemple, ce que j'envoie systématiquement.

• La facture du séjour elle reprend le montant et la décomposition du prix du séjour. Bien entendu, elle comporte le numéro SIRET associé à votre activité.

Ces documents sont donc à conserver un an et à fournir à votre partenaire bancaire en cas de contestation du débit par le client.

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Il faut absolument prendre conscience de l'importance de ces documents.

Je viens de rencontrer l'un de ces clients malhonnêtes et ai du justifier ma bonne foi.

Pas de panique, ces cas sont extrêmement rares, mais il faut avoir toutes les armes pour pouvoir avoir gain de cause.

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Si vous avez été confronté à ce genre de mésaventure, vous pouvez faire part de votre expérience dans les commentaires ci-dessous.